De praktijk leert ons dat bij controles steeds meer de nadruk gelegd wordt op formele verplichtingen; de laatste tijd hebben we een aantal dossiers overgenomen en wat blijkt: spijtig om te moeten vaststellen dat er nog steeds veel onduidelijkheid bestaat omtrent het verschil tussen kasboek en ontvangstenboek en de desbetreffende verplichtingen.
Een kasboek is wel een financieel dagboek maar is geen dagontvangstenboek.
Is een kasboek verplicht?
Ja. Volgens de boekhoudwetgeving behoort het kasboek tot de wettelijk verplichte boeken. Een kasregister (toestel) is in principe niet verplicht.
Mag dat op computer bijgehouden worden?
Ja maar er dient garantie te zijn dat de al ingeschreven bedragen achteraf niet meer kunnen gewijzigd worden. Dit wil zeggen dat een kasboek in Excel op uw pc spijtig genoeg niet volstaat.
Wat staat er in een kasboek?
In principe alle bewegingen in de liquide middelen in contanten (die dienen zonder uitstel, getrouw en naar tijdsorde ingeschreven te worden, met omschrijving van de verrichtingen en mét een dagelijks kassaldo). Dit saldo dient overeen te stemmen met het geld in de kassa. Dus het gaat hier om de contante verkopen waarbij de onderneming niet de verplichting had een factuur op te stellen, de contante betaling van een factuur, de transferten van de bank naar de kassa, de betaling van leveranciers in contant geld, transferten naar de bank, privé opnames en dergelijke meer).
Is een dagontvangstenboek verplicht?
Ja, indien men verkopen heeft met betrekking tot de handelingen waarvoor het niet verplicht is om een factuur op te maken en waarvoor ook geen factuur werd opgemaakt – een typisch voorbeeld hiervan zijn verkopen aan particulieren.
Specifiek voor een dagontvangstenboek : Alle verkopen worden ingeschreven van dag tot dag per btw tarief. Elke inschrijving dient verantwoord te worden door gedetailleerde bewijsstukken (vb telbanden van de kassa). Evenwel leveringen met een waarde van méér dan 250,- euro per eenheid dienen afzonderlijk ingeschreven te worden. Een foutieve inschrijving mag niet onherkenbaar gemaakt worden.
Dit wil ook zeggen dat verkopen aan particulieren die betaald worden met Mister Cash of een vergelijkbaar betaalmiddel ook dienen ingeschreven te worden in het dagontvangstenboek. Deze bedragen zijn evenwel geen liquide gelden waardoor ze niet opgenomen worden in het kasboek.
Er dient één dagontvangstenboek per bedrijfszetel te zijn.
Is een combinatie van de 2 mogelijk (dus één boek dat voldoet aan de twee registers)?
Ja. Men moet er evenwel voor zorgen dat de informatie die volgens de btw-wetgeving en de boekhoudwetgeving dient verschaft te worden opgenomen is in het register.
